EL CORREO ELECTRÓNICO
En su forma más sencilla, el CORREO ELECTRÓNICO, también llamado E-MAIL (Electronic Mail), es una forma de enviar correo, mensajes o cartas electrónicas de un ordenador a otro. Tanto la persona que envía el correo electrónico, como la persona que lo recibe, debe tener una cuenta de correo en INTERNET.
El E-MAIL fue uno de los primeros servicios que ofreció la red ARPANET. Esto no quiere decir que sea un servicio exclusivo de la red INTERNET. El E-MAIL es un servicio que ofrece prácticamente todo tipo de redes existentes.
BENEFICIOS
Sus ventajas sobre los sistemas de correo tradicional son indiscutibles. Su funcionalidad nos ha permitido incrementar nuestra productividad y eficiencia laboral, agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave para nuestras funciones.
Por razones didácticas, he agrupado los beneficios del e-mail como medio en una especie de decálogo:
1. Disponibilidad.
Es un recurso disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos permite estar conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados. Sólo necesitamos una computadora y una cuenta de acceso a Internet, bien sea propia o de otra persona.
2. Accesibilidad.
Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar y recibir mensajes en diferentes lugares: En el trabajo, en la oficina del cliente, en un aeropuerto, un hotel, un restaurante, un centro comercial, en un instituto educativo, en nuestra casa o la de nuestros familiares.
3. Rapidez.
La información a través del e-mail viaja más rápido que a través del fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS. Los destinatarios pueden recibir nuestros mensajes casi de manera instantánea, y a su vez podemos recibir sus respuestas con la misma inmediatez.
4. Tu decides.
Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de a cuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada quién tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace. En otras palabras el e-mail le da más tiempo para formular responder, ventaja que la comunicación cara-a-cara o el teléfono no permiten. En este mismo sentido se dice que el e-mail es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el tiempo para comunicarse.
5. Multi-destinatarios.
Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es el poder transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin tener que re-trabajar o hacer copias del mismo. No sólo es algo sumamente fácil de hacer, sino que no implica para nosotros ningún costo adicional.
6. Multi-documentos.
En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.), sin que haya mayores implicaciones para el remitente que el tiempo que podría requerirse para su transmisión, de acuerdo al peso de cada documento.
7. Ahorros significativos.
Además del tiempo que ganamos en los beneficios antes mencionados, ahorramos papel, sobres, estampillas, y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también ahorramos espacio y tiempo porque el sistema de e-mail nos brinda la posibilidad de ordenar, clasificar, almacenar y gerenciar los mensajes que recibimos, de acuerdo a los criterios de cada quien.
8. Documentación.
Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico del mismo, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento determinado, y nos proporciona una evidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee.
9. Retransmisión fidedigna.
Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original, sin cambiar su contenido, y evitando la distorsión que casi siempre se da de manera implícita en la comunicación verbal, cuando ponemos los mensajes de otros en nuestras propias palabras o reinterpretamos información.
10. Efectividad comunicacional.
Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos, y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, en cuanto a los objetivos del remitente.
Como un beneficio adicional en las empresas, el e-mail ha contribuido a allanar sus estructuras jerárquicas, hasta el punto de que hoy en día es común ver al Presidente de una gran corporación mantenidnedo comunicación escrita con todos los niveles de empleados, y con más frecuencia de la que había antes del correo electrónico.
Julio 2007, Juan Carlos Jiménez
